E-mail de self check-in

La réception de l’Hotel Alberto ferme à 22 h, et certains clients atterrissent tard. Une boîte à clés près de la porte, avec un code par chambre, leur permet de s’enregistrer seuls. La veille de l’arrivée, Hoteliera leur envoie le code, l’adresse et le Wi-Fi : personne n’attend devant une porte fermée. Les codes sont enregistrés sur chaque chambre ; l’e-mail reprend le bon code pour la chambre du client.

En pratique

1. Va dans Paramètres › Types de chambres › Double (« Settings › Room types › Double »). Dans le tableau des chambres, tape le Code casier (« Locker code ») de la chambre 101 (4821) et clique sur Enregistrer (« Save »). Fais de même pour chaque chambre.
2. Va dans Paramètres › Paramètres de messagerie › E-mail / SMS avant le Check-in (« Settings › Messaging Settings › Before check-in email/ SMS »).
3. Coche Activer les e-mails d’enregistrement (« Activate Check-In emails »). Laisse Envoyer cet e-mail uniquement si le formulaire d’inscription est complété (« Send this email only if registration form is completed ») décoché, sauf si tu veux que les clients remplissent d’abord la fiche.
4. Sélectionnez le délai (en heures) d’envoi avant le check-in (« Select time (in hours) to send before checkin ») : 24.
5. Ouvre l’onglet EN et écris l’e-mail. Variables disponibles (« Available placeholders ») liste ce que tu peux utiliser ; {{access_codes}} devient Access code for room 101: 4821.
6. Clique sur Enregistrer.

Le résultat

L’e-mail part tout seul 24 heures avant l’arrivée. Pour l’envoyer tout de suite, ouvre les Messages automatiques (« Automated messages ») de la réservation et clique sur Envoyer (« Send ») sur la ligne Détails du check-in (PIN) (« Check-in details (PIN) ») : un aperçu s’affiche d’abord, puis l’e-mail part. Voir (« View ») montre exactement ce que Sophie a reçu, avec son code pour la chambre 101 et le Wi-Fi.