Confirmer le virement

Deux jours plus tard, le virement de Sophie arrive sur le compte de l’Hotel Alberto, avec son numéro de réservation en référence. Hoteliera ne lit pas ton compte bancaire : quelqu’un à la réception enregistre donc le paiement à la main. Ça prend une minute : la réservation n’est plus en attente de paiement, la cliente reçoit sa confirmation, et l’acompte devient une facture exploitable par ton comptable.

En pratique

1. Dans ta banque en ligne, retrouve le virement et sa référence (ici reservation guestfb80mc, la réservation de Sophie). La page bancaire de la vidéo est une démo créée pour ce guide.
2. Ouvre Réservations › Sophie Laurent (« Reservations › Sophie Laurent »), va dans Données financières (« Financials ») et clique sur + à côté de Paiements (« Payments »).
3. Méthode (« Method ») : Virement bancaire (« Bank transfer »). Utilise Remarque (« Note ») pour la référence de la banque.
4. Coche la ligne de l’acompte (120,60 EUR) et clique sur Enregistrer (« Save »).
5. Total des paiements (« Total payments ») affiche maintenant 120,60 EUR ; le reste est dû à l’arrivée.

6. Sur le paiement, clique sur Créer une facture fiscale à partir du paiement (« Create fiscal invoice from payment »), vérifie la ligne et clique sur Ajouter une facture (« Add invoice »). La nouvelle facture apparaît comme Paiement complet (« Fully paid »).

Le résultat

Dans le planificateur, le contour en pointillés a disparu (plus d’annulation automatique) et le point rouge est devenu orange : payé en partie.

Enregistrer un paiement n’envoie pas d’e-mail au client. Dans Messages automatiques (« Automated messages »), clique sur Envoyer (« Send ») sur la ligne Confirmation de réservation (« Reservation confirmation ») : Sophie reçoit Reservation confirmed, avec ses dates, la photo de la chambre et les moyens de te joindre.

La facture reprend tout ce qui a été saisi dans Données de facturation : Alberto Hospitality S.r.l. comme fournisseur, l’adresse, la série de factures ALB, le séjour et la TVA à 10 %.