Configurează un hotel în Hoteliera, pas cu pas on Blog Hoteliera — PMS Gratuit și Sfaturi pentru Ospitalitate

Bun venit la Hotel Alberto

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Alberto Ferrero conduce un hotel mic într-un palazzo Liberty restaurat, pe Via Monferrato 12, în cartierul Borgo Po din Torino, la câțiva pași de Piazza Vittorio, pe celălalt mal al râului. Până acum a ținut rezervările într-un caiet și într-un tabel Excel. Își dorește un singur loc pentru camere, prețuri, oaspeți și facturi, plus un site pe care oaspeții să poată rezerva direct.

Hotelul e fictiv, dar tot ce vezi în acest ghid s-a făcut într-un cont Hoteliera real, iar fiecare clip e o înregistrare a ecranelor reale.

Creează-ți contul

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Totul începe cu un singur cont: al tău, ca proprietar. Formularul de înscriere cere doar ce Hoteliera nu poate ghici, iar țara aleasă face în liniște o mulțime de lucruri: setează moneda (euro pentru Italia), fusul orar și limbile site-ului de rezervări. Pe angajați îi poți invita mai târziu, fiecare cu propriul login.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Înscrierea Hotel Alberto

Deschide pagina de înscriere și caută Creează profil nou („Create a new account”).
Numele tău („Your Name”): persoana care conduce hotelul (aici, Alberto Ferrero).
Email și Parola („Password”): emailul devine login-ul tău. Alege o parolă puternică.
Numele unității de cazare („Unit name”): numele pe care îl văd oaspeții, aici Hotel Alberto.
Țară („Country”): scrie primele litere și alege din listă. Pentru Italia, prefixul telefonic se schimbă singur în +39.
Telefon („Phone”): numărul hotelului, fără prefix.
Apasă Creează profil nou. Ajungi direct în Dashboard.

Vrei ecranele în română, în timp ce oaspeții văd italiana? Apasă steagul din dreapta sus și alege Română. Alegerea se salvează doar pentru login-ul tău.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Lista din Dashboard și planificatorul gol

Butonul galben Progresul configurării („Setup progress”) deschide o listă: Tipuri de camere („Room types”), Planuri de masă („Meal plans”), Sezoane („Seasons”), Planuri tarifare („Rate plans”), apoi pașii opționali (prima rezervare, OTA-uri, domeniu, site de rezervări). Capitolele următoare îi bifează unul câte unul. Planificatorul („Planner”) arată deocamdată un mesaj în loc de calendar; se umple după ce ai camere și prețuri.

Profilul hotelului și fotografiile

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Oaspeții decid în câteva secunde dacă un hotel pare real și de încredere. O adresă completă, o descriere de două rânduri și câteva fotografii bune fac cea mai mare parte din treabă și apar, în plus, pe site-ul de rezervări și pe facturi. În Hoteliera, toate acestea stau în locația ta: fiecare proprietate pe care o administrezi este o locație, iar un singur hotel are exact una. Orele de check-in și check-out au un ecran mic separat, așa că acest capitol trece prin amândouă.

Tipuri de camere și numerele camerelor

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Oaspeții nu rezervă „camera 103”, ci „o dublă”. De aceea Hoteliera le separă: un tip de cameră e ce vinzi, cu capacitatea, paturile, fotografiile și descrierea lui, iar camerele sunt ușile numerotate din spatele lui. Prețurile și disponibilitatea se calculează pe tip de cameră, în timp ce planificatorul arată câte un rând pentru fiecare cameră, ca să vezi cine unde doarme. Hotel Alberto are două tipuri de camere: 4 duble (101–104) și 2 triple (201–202).

Servicii de masă

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Hotel Alberto servește mic dejun, dar nu toți oaspeții îl vor. Dacă oferi și „doar cazare”, și „cazare cu mic dejun”, oaspeții pot alege, iar tu poți pune un preț corect micului dejun, în loc să-l ascunzi în tariful camerei. În Hoteliera, un serviciu de masă e pur și simplu o opțiune pe care o activezi; prețurile vin mai târziu, în planurile tarifare, unde fiecare serviciu de masă are coloana lui.

Sezoane

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Un sezon e un interval de date cu aceleași prețuri de bază, de exemplu „vară” și „iarnă”. Planurile tarifare cer câte un preț pentru fiecare sezon, tip de cameră și serviciu de masă, așa că trebuie să existe cel puțin un sezon înainte să poți introduce prețuri. Hotel Alberto începe simplu: un singur sezon care acoperă următoarele douăsprezece luni. Diferențele de preț din această perioadă, cum ar fi weekendurile, vin mai târziu prin regulile de preț, ceea ce e mai simplu decât să împarți anul în multe sezoane.

Planuri tarifare

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Un plan tarifar e un pachet de condiții pe care oaspetele îl poate rezerva: prețul pentru fiecare tip de cameră și serviciu de masă, politica de anulare și momentul în care plătește oaspetele. Majoritatea hotelurilor mici au nevoie de două. Un tarif Flexible, pentru oaspeții care vor să-și păstreze opțiunile deschise, și un tarif Non-refundable mai ieftin, pentru cei siguri de date, care îți aduce bani pe care te poți baza. Tariful Non-refundable al Hotel Alberto e cu 15% sub Flexible și se vinde doar cu cazare, fără mic dejun.

Prețuri și restricții

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Prețurile de bază sunt stabilite, dar nu toate nopțile valorează la fel. Nopțile de vineri și sâmbătă se vând mai ușor, iar când Torino găzduiește un eveniment mare, cum e Terra Madre Salone del Gusto, târgul slow food organizat o dată la doi ani (ultima ediție: 24–27 septembrie 2026), tot orașul se umple. Rezervările de o noapte din acea săptămână lasă goluri pe care nu le mai poți umple. Regulile de preț rezolvă ambele situații, aplicate peste planurile tarifare, așa că prețurile de bază rămân simple. În acest capitol, Hotel Alberto adaugă 20 € pe nopțile de vineri și sâmbătă și cere cel puțin 2 nopți în săptămâna unui eveniment. Folosim ca exemplu 23–26 septembrie 2027; tu folosește datele evenimentului care te interesează.

Taxe

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

La Torino, fiecare rezervare are două feluri de taxe. TVA-ul e deja inclus în prețurile tale: 10% la cazare și la mâncare, 22% la majoritatea celorlalte servicii. Taxa de oraș (imposta di soggiorno) se adaugă peste: 3,70 € de persoană pe noapte pentru un hotel ca acesta. Conturile noi Hoteliera pornesc cu cotele de TVA din România, așa că primul pas e să le schimbi cu cele italiene.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

TVA-ul italian și taxa de oraș

Mergi în Setări › Taxe și costuri („Settings › Taxes & Fees”).
Apasă Editează („Edit”) pe fiecare linie de TVA și schimbă câmpurile Denumire („Name”) și Suma („Amount”): VAT lodging 10% (10), VAT food 10% (10) și VAT 22% (22). Apasă Salvează („Save”) după fiecare.
Apasă Adaugă taxă („Add tax”) pentru taxa de oraș.
Denumire: City tax Torino. Aplicabil la („Applicable to”): Cazare („Lodging”). Suma: 3.70, și alege EUR în loc de %.
La Aplicabil („Applies”), alege pe persoană („per person”) și pe noapte („per night.”); la Tip taxă („Tax type”), alege Taxa de stațiune („City tax”).
Inclus în prețul camerei („Included in room/product price”): Nu („No”), pentru că taxa de oraș vine peste prețul camerei.
Apasă Salvează.

Torino plafonează taxa de oraș la un anumit număr de nopți, iar unii oaspeți (de exemplu copiii mici) sunt scutiți. Hoteliera nu aplică încă nici plafonul, nici scutirile, așa că la sejururile lungi sau la oaspeții scutiți ajustezi manual linia de taxă din rezervare.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Liniile de taxe în totalul rezervării

Pe site-ul de rezervări, doi adulți care rezervă două nopți cu mic dejun văd prețul defalcat: includes VAT lodging 10% (include TVA cazare 10%), apoi + City tax Torino de 14,80 € (2 persoane × 2 nopți × 3,70 €), listată din nou la Supplements & extra options (suplimente și opțiuni extra).

Datele de facturare

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Orice factură are nevoie de denumirea legală a firmei din spatele hotelului, de codul ei de TVA, de o adresă și, pentru oaspeții care plătesc prin transfer bancar, de un IBAN. Hotel Alberto aparține firmei Alberto Hospitality S.r.l. Seriile de facturi țin numerotarea separată și în ordine: ALB pentru facturi și PRO-ALB pentru proforme (cererile de plată trimise înainte de sosire). Datele firmei și contul bancar de mai jos sunt inventate pentru acest ghid.

Angajați și permisiuni

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Când toată lumea folosește parola proprietarului, apar greșeli și nimeni nu știe cine le-a făcut. Fiecare om ar trebui să aibă propriul cont, doar cu ecranele de care are nevoie. Hotel Alberto are doi angajați: Giulia, recepționera, primește Recepție („Front desk”) (rezervări, planificator, oaspeți, mesaje), iar Marco, cameristul, primește Menaj („Housekeeping”), care îi arată panoul de curățenie a camerelor și nimic altceva.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Îi adăugăm pe Giulia și pe Marco

Mergi în Setări › Conturi personal („Settings › Staff accounts”) și apasă Adaugă cont de angajat („Add staff account”).
Completează Prenume („First name”), Nume („Last name”) și Email.
La Permisiuni („Permissions”), alege Recepție pentru Giulia.
La Cum se setează parola („How to set the password”), alege O setez acum („I’ll set it now”) și scrie o parolă. Dă-i-o Giuliei personal. Cealaltă opțiune, Utilizatorul o setează la prima autentificare („User sets it on first login”), îi trimite în schimb o invitație pe email.
Apasă Salvează („Save”), apoi repetă pentru Marco, doar cu Menaj.
Lista arată fiecare persoană cu permisiunile ei.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Ce vede Giulia și ce vede Marco

Giulia se autentifică și primește tot meniul de recepție: Dashboard, Disponibilitate și Prețuri, Planificator, Rezervări și Mesaje. Marco se autentifică și vede doar Dashboard și panoul Menaj („Housekeeping”), cu camerele 101–104 și 201–202. În Menajul folosește panoul pe telefon ca să marcheze camerele curate după check-out.

Site-ul tău de rezervări

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Booking.com și Airbnb îți aduc oaspeți, dar fiecare rezervare directă te scutește de comisionul lor. Hoteliera îi dă fiecărui hotel un site de rezervări care folosește tot ce ai configurat deja: fotografiile și descrierile camerelor, planurile tarifare, serviciile de masă, taxele și datele firmei. Nu îl construiești pagină cu pagină; verifici că arată bine și trimiți linkul. Din Setări › Websites („Settings › Websites”) poți adăuga și un site complet, cu design și adresa ta proprie.

Plata prin transfer bancar

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Mulți oaspeți, mai ales din Italia, Germania și Franța, plătesc bucuroși un avans prin transfer bancar. Pe tine nu te costă nimic, dar ai nevoie de două lucruri: instrucțiuni clare, ca banii să vină cu referința corectă, și un termen, ca o cameră să nu rămână blocată la nesfârșit de cineva care nu plătește niciodată. Hotel Alberto cere prin transfer avansul de 30% al tarifului Flexible și anulează rezervările neplătite după 48 de ore.

Un oaspete rezervă online

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

E momentul să vezi cum funcționează toată configurarea pentru un oaspete. Sophie Laurent din Lyon rezervă o cameră Double cu mic dejun pentru trei nopți în noiembrie, la tariful Flexible, și alege să plătească avansul prin transfer bancar. În capitolul acesta nu configurezi nimic: vezi ce se întâmplă de la sine. Site-ul preia rezervarea, Sophie primește un email cu suma și datele tale bancare, iar rezervarea apare în planificator, marcată ca în așteptarea plății.

Confirmarea plății prin bancă

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Două zile mai târziu, transferul lui Sophie apare în contul bancar al Hotel Alberto, cu numărul rezervării ei ca referință. Hoteliera nu citește contul tău bancar, așa că cineva de la recepție înregistrează plata manual. Durează un minut: rezervarea nu mai așteaptă plata, oaspetele primește confirmarea, iar avansul devine o factură pe care o poate folosi contabilul tău.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

De la extrasul bancar la încasare

În internet banking, găsește transferul și referința lui (aici reservation guestfb80mc, rezervarea lui Sophie). Pagina băncii din clip e un demo făcut pentru acest ghid.
Deschide Rezervări › Sophie Laurent („Reservations › Sophie Laurent”), mergi la Financiare („Financials”) și apasă + lângă Încasări („Payments”).
Metoda („Method”): Transfer bancar („Bank transfer”). Folosește Notă („Note”) pentru referința băncii.
Bifează linia de avans (120,60 EUR) și apasă Salvează („Save”).
Total încasări („Total payments”) arată acum 120,60 EUR; restul se plătește la check-in.

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Creează factură fiscală din încasare

La încasare, apasă Creează factură fiscală din încasare („Create fiscal invoice from payment”), verifică linia și apasă Adaugă factură („Add invoice”). Factura nouă apare ca Încasată total („Fully paid”).

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Planificatorul după plată

În planificator, chenarul punctat a dispărut (nu mai există anulare automată), iar punctul roșu a devenit portocaliu: plătit parțial.

Produse: minibarul

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Fiecare cameră din Hotel Alberto are un minibar mic: apă, o bere locală și niște chipsuri. Când un oaspete ia ceva, consumația trebuie să ajungă pe nota lui fără vreun bilețel de hârtie la recepție. În Hoteliera acestea sunt produse, grupate în categorii. Un cont nou are deja categoria Minibar, așa că tu adaugi doar produsele și prețurile lor.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Trei produse în minibar

Mergi în Setări › Produse („Settings › Products”). La Categorii („Collections”), Minibar apare deja în listă.
Apasă Adaugă produs („Add product”), alege categoria Minibar și scrie titlul: Water 50cl.
Lasă Vândut la („Sold by”) pe Bucată („Piece”), alege taxa și scrie prețul: 2 EUR.
Repetă pentru Beer 33cl (4 €) și Crisps (3 €), apoi apasă Salvează („Save”).

Cota de TVA pentru băuturile și gustările din minibar depinde de felul în care le vinzi. Hotel Alberto folosește aici 22%; verifică cota corectă cu contabilul tău.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Produsele din minibar pe nota lui Sophie

În rezervarea lui Sophie, Financiare › Servicii și produse suplimentare › + („Financials › Services and extra products › +”) deschide lista de produse. Alege categoria Minibar, scrie cantitățile (2 ape, 1 bere) și apasă Salvează. Ambele linii apar pe nota ei, neplătite până achită la check-out.

Produse: transferul de la aeroport

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Aeroportul Torino Caselle e la jumătate de oră de Hotel Alberto. Alberto lucrează cu un șofer din zonă și oferă un transfer privat cu 45 € pe mașină. E un serviciu, nu o cameră, așa că devine un produs într-o categorie nouă, Concierge. Când un oaspete cere să fie luat de la aeroport, pe email sau la telefon, recepția îl adaugă la sejurul lui.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

O categorie Concierge și transferul

În Setări › Produse › Categorii („Settings › Products › Collections”), apasă Adaugă categorie („Add collection”). Titlu: Concierge (în engleză și italiană), TVA implicit („Default VAT”): 22%. Apasă Salvează („Save”).
În Produse, apasă Adaugă produs („Add product”): categoria Concierge, titlul Airport transfer TRN → hotel, o descriere scurtă, Vândut la („Sold by”) Bucată („Piece”).
Alege taxa și scrie prețul: 45 EUR. Apasă Salvează.

Deocamdată oaspeții nu pot adăuga singuri astfel de extra-uri la o rezervare online; le adaugă recepția. Extra-urile online sunt în lucru.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Transferul pe nota lui Sophie

Sophie cere un transfer de la aeroport. În rezervarea ei, Financiare › Servicii și produse suplimentare › + („Financials › Services and extra products › +”), categoria Concierge, cantitatea 1, Salvează: 45 € se adaugă pe nota ei.

Produse: bilete la concert

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

În Torino sunt concerte aproape în fiecare seară, iar oaspeții roagă des recepția să le ia bilete. Alberto le rezervă și încasează prețul biletului plus un comision de rezervare de 3 € pe bilet, pentru timpul recepției. Două produse disponibile doar la recepție, în categoria Concierge, rezolvă totul, iar amândouă ajung pe factura oaspetelui, fiecare cu cota lui de TVA.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Biletul și comisionul de rezervare

În Setări › Produse („Settings › Products”), apasă Adaugă produs („Add product”): Concierge, Concert ticket, Vândut la („Sold by”) Bucată („Piece”), 35 EUR.
Adaugă un al doilea produs: Ticket booking fee, 3 EUR, cu TVA-ul de 22% al unui serviciu.
Apasă Salvează („Save”).

Vezi efectul: pe notă

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Două bilete pe nota lui Sophie

Sophie vrea două bilete pentru vineri. În Financiare › Servicii și produse suplimentare › + („Financials › Services and extra products › +”), categoria Concierge: 2 bilete și 2 comisioane de rezervare. Pe nota ei se adaugă 70 € + 6 €.

Emailul de self check-in

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Recepția de la Hotel Alberto se închide la 22:00, iar unii oaspeți aterizează târziu. O cutie cu cifru lângă ușă, cu câte un cod pentru fiecare cameră, îi lasă să se cazeze singuri. Cu o zi înainte de sosire, Hoteliera le trimite codul, adresa și Wi-Fi-ul, ca nimeni să nu aștepte în fața unei uși închise. Codurile sunt salvate la fiecare cameră; emailul îl ia pe cel potrivit pentru camera în care stă oaspetele.

Menajul

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Când un oaspete pleacă, camera trebuie curățată înainte de următoarea sosire. Să strigi pe hol merge într-un hotel mic, până într-o zi când nu mai merge. Hoteliera marchează camera Murdară („Dirty”) în clipa în care se face check-out-ul, iar cameristul o marchează Curățat („Cleaned”) de pe telefon. Recepția vede același panou, așa că nimeni nu dă unui oaspete o cameră nepregătită.

Pas cu pas: un oaspete face check-out

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Lukas face check-out din camera 201

Lukas Weber a stat o noapte în camera 201 (rezervată de la recepție cu Rezervare rapidă (“Quick booking”), ca în O zi la recepție).
În rezervarea lui, apasă Check-in. A sosit ieri, așa că alege Salvează fără a modifica data de check-in. („Save without changing the check-in date”) și Salvează („Save”).
Azi-dimineață, apasă Check-out.
Deschide Menaj („Housekeeping”): camera 201 arată acum mătura și Camere murdare 1 („Dirty Rooms 1”).

Vezi efectul: Marco, pe telefon

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Marco marchează camera 201 curată

Marco intră în cont de pe telefon și ajunge direct pe panoul de menaj. Atinge 201, apoi Curățat. Numele lui și ora intră în istoricul camerei, iar 201 se face verde; urmează camera 104, eliberată la check-out în O zi la recepție.

O zi la recepție

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Ziua unui recepționer e făcută mai ales din schimbări mici: cineva intră fără rezervare, un oaspete vrea o cameră mai liniștită, oamenii sosesc și pleacă. Totul se face în Planificator („Planner”) și în rezervarea propriu-zisă. Acest capitol o urmărește pe Giulia într-o după-amiază la Hotel Alberto.

Pas cu pas: un client venit direct

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Un client venit direct, pentru diseară

În Planificator, pe o cameră liberă (aici 102), apasă pe seara de azi, apoi pe ziua de mâine.
Alege Rezervare rapidă („Quick booking”).
Scrie numele oaspetelui. Telefonul și emailul sunt opționale; dacă îi treci emailul, oaspetele primește mesajele tale.
Prețul vine din planul tarifar. Apasă Rezervă („Book”) sau Check-in, dacă vrei s-o cazezi pe loc.

Pas cu pas: o schimbare de cameră și check-in-ul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Din 102 în 103, apoi check-in

Deschide rezervarea Martei. Ar vrea o cameră spre curte: în Camere (tip, număr) („Rooms (type, number)”), scrie 103, alege camera și apasă Salvează („Save”).
Apasă Check-in. Statusul devine Checked-in / Venită („Checked-in”).
În planificator, cardul ei se mută în camera 103 și se face albastru: e cazată.

Pas cu pas: un check-out

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Giorgio face check-out

Giorgio Neri a sosit ieri și pleacă azi-dimineață. Deschide-i rezervarea și apasă Check-out.
Statusul devine Checked-out / Plecată (“Checked-out”), iar camera 104 apare ca murdară pe panoul de menaj, pentru Marco (vezi Menajul).

Fișele de cazare

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Legea italiană cere hotelurilor să înregistreze identitatea fiecărui oaspete și s-o raporteze poliției în 24 de ore de la sosire. Hoteliera ține o fișă de cazare pentru fiecare oaspete: numele și datele vin din rezervare, iar restul (cetățenia, adresa, actul de identitate) îl completează fie oaspetele, dintr-un link, fie recepția, la check-in. Toate fișele ajung într-un singur registru, pe care îl poți exporta ca PDF.

Pas cu pas: setările fișei

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Alegi câmpurile și formatul

Mergi în Setări › Fișă de cazare („Settings › Registration form”). Bifează câmpurile de care ai nevoie. Pentru un hotel din Italia, Show State (județul) e deja dezactivat.
Deschide Document tipăribil („Printable document”) și alege formatul Modern, care îți permite să alegi ce câmpuri se tipăresc.
Apasă Salvează („Save”).

Pas cu pas: Sophie la recepție

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Giulia completează fișa lui Sophie

Deschide Rezervări › Sophie Laurent › Fișă de cazare („Reservations › Sophie Laurent › Registration form”). Fiecare oaspete din rezervare are câte un rând.
Deschide fișa lui Sophie și completează Cetățenie („Citizenship”), câmpurile de la Reședință („Residence”) și Tip act de identitate („ID Type”), cu numărul actului.
Apasă Salvează.

Hoteliera nu exportă încă datele în portalul poliției italiene (Alloggiati Web), așa că datele trebuie trimise în continuare separat.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Registrul fișelor de cazare

Registru fișe cazare („Registration forms”), iconița cu buletinul din bara de sus, are câte un rând pentru fiecare oaspete. Rândul lui Sophie arată Completată („Completed”), completată de Recepție („Reception”), cu un PDF gata de tipărit sau de arhivat.

Rezervări de grup

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Familia Bruno, șase persoane, vine pentru două nopți și vrea ambele camere Triple. Sunt un singur grup și plătește o singură persoană, așa că trebuie să fie o singură rezervare, nu două. În Hoteliera o rezervare poate avea mai multe camere: planificatorul arată câte un card pentru fiecare cameră, toate cu același nume, iar familia primește o singură factură.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Două camere Triple pe o singură rezervare

Mergi în Rezervări › Adaugă („Reservations › Add”) sau apasă + din partea de jos a planificatorului, alege 16–18 noiembrie și apasă Caută („Search”).
La Triple, alege Flexible · Bed & Breakfast și setează Număr de camere („Number of rooms”) la 2. Bara de jos arată 2 camere, 6 adulți.
Apasă Rezervă („Book”), apoi Adaugă un oaspete: Famiglia Bruno.
Scrie un Alias: Bruno family. E numele pe care îl arată planificatorul.
Apasă Salvează („Save”). Rezervarea are acum Triple - 201 și Triple - 202.

Ca să adaugi mai târziu o cameră la o rezervare existentă, folosește Adăugați cameră („Add room”) de sub Camere (tip, număr) („Rooms (type, number)”).

Anulări și neprezentări

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Daniel Kim a rezervat două nopți pe tariful Non-refundable (nerambursabil), apoi a scris că nu mai poate veni. Tariful îi garanta hotelului întreaga sumă, orice s-ar întâmpla. Hoteliera arată politica de anulare în rezervare, dar nu încasează singură penalitatea, așa că recepția face două lucruri, în ordinea asta: emite factura pentru sejur (asta e penalitatea pe care o datorează oaspetele), apoi anulează, ceea ce eliberează camera pentru altcineva.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Păstrezi penalitatea, apoi anulezi

Deschide Rezervări › Daniel Kim („Reservations › Daniel Kim”). Cost total („Total cost”) arată cât datorează pe tariful Non-refundable: 201,80 €.
Mergi în Financiare („Financials”) și apasă Facturează toate serviciile („Invoice all charges”), apoi Salvează („Save”). Se emite o factură pentru sejur. Încasează-o de pe cardul salvat sau cere-i un transfer bancar.
Înapoi în Cazare („Accommodation”), apasă Anulează rezervarea („Cancel reservation”) și confirmă în fereastra care apare.
Statusul devine Anulată („Canceled”). Factura rămâne.

Neprezentări. Dacă treci o rezervare pe No Show („No show”), camera rămâne considerată ocupată. Dacă vrei să vinzi camera din nou, facturează sejurul ca mai sus, apoi anulează rezervarea.

Vezi efectul

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Camera e din nou liberă

În planificator, camera 101 e din nou liberă în perioada 23–25 noiembrie, iar site-ul o poate vinde.

Scoaterea unei camere din uz

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Baia camerei 103 are nevoie de trei zile de lucrări la sfârșitul lui noiembrie. Până e gata, nimeni nu trebuie să o poată rezerva, dar celelalte camere duble trebuie să se vândă în continuare. Dacă marchezi camera ca nefuncțională pentru acele nopți, ea iese din calcul, așa că planificatorul, site-ul de rezervări și orice canal conectat văd o cameră dublă în minus.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Camera 103 scoasă din uz

În Planificator („Planner”), mergi la datele respective (aici 30 noiembrie).
Pe camera 103, apasă pe prima noapte, apoi pe ziua în care camera e din nou gata (3 decembrie).
Alege Marchează ca defectă („Mark as out-of-order”).
Scrie o Notă („Note”): Bathroom maintenance (întreținere baie).
Apasă Marchează ca defectă. O bară gri Nefuncțional („Out of order”) acoperă nopțile, iar numărul de camere duble de deasupra scade de la 4 la 3.

Ai nevoie de cameră pentru un eveniment, dar nu vrei să fie vândută? Fă în schimb o rezervare obișnuită din admin; camerele scoase din uz nu pot găzdui oaspeți.

Facturile, de la început până la sfârșit

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

În timpul sejurului lui Sophie, Hotel Alberto a emis două facturi: una pentru avans și una pentru biletele la concert. La check-out mai trebuie facturate restul sejurului, minibarul și transferul de la aeroport. Cu Mod facturare finală („Final invoice mode”) setat pe Stornări incluse în factura finală („Reversals inside the final invoice”, vezi Datele de facturare), Hoteliera emite o ultimă factură cu toate costurile sejurului și câte o linie negativă pentru fiecare factură anterioară, așa că totalul este exact ce mai are Sophie de plătit.

Coduri promoționale

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Hotel Alberto tipărește TORINO10 pe cărțile de vizită pe care le împarte la târgul Terra Madre și în emailul de mulțumire trimis foștilor oaspeți: 10% reducere dacă rezervă direct. În Hoteliera, un cod promoțional este pur și simplu o regulă de preț cu un cod atașat. Fără cod nu face nimic; când un oaspete îl scrie pe site, regula se aplică la căutarea și la rezervarea lui.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Un cupon de 10%

Mergi în Setări › Reguli de preț („Settings › Price rules”) și apasă Adaugă regulă de preț („Add price rule”).
Nume („Name”): TORINO10 coupon. Numele afișat oaspeților (opțional) („Title shown to guests (optional)”): Coupon −10%.
La Schimbare de: Prețuri („Change of: Pricing”), alege scădere („decrease”) cu 10 %.
Derulează până la Cupon („Coupon”) și scrie Codul („Code”): TORINO10.
Apasă Salvează („Save”).

Folosește Dependențe („Dependencies”: date, zile din săptămână, tipuri de camere, planuri tarifare) ca să limitezi unde funcționează codul, de exemplu doar pentru sejururile de iarnă.

Mesajele cu oaspeții

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Oaspeții scriu cu mici întrebări înainte să sosească: un zbor întârziat, un pătuț, parcarea. Un răspuns rapid e un gest simplu de bun serviciu, dar numai dacă mesajele nu se pierd între email, telefon și WhatsApp. Fiecare rezervare făcută prin site-ul tău are o pagină a rezervării cu un chat, iar tot ce scriu oaspeții acolo ajunge în căsuța Mesaje („Messages”), lângă rezervarea lor.

Pas cu pas: Sophie scrie

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Sophie scrie din pagina rezervării

Sophie își deschide pagina rezervării (linkul e în emailul de confirmare, sau își introduce pe site ID-ul rezervării și emailul) și scrie în Chat: aterizează târziu și vrea ca transferul să o aștepte.

Rapoarte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Trei cifre îți spun cum merge un hotel: ocuparea (câte nopți-cameră ai vândut), ADR (prețul mediu al unei nopți vândute) și RevPAR (venitul pe noapte-cameră disponibilă, care le combină pe primele două). Hoteliera le calculează din rezervările tale; nu ai nimic de configurat. Cifrele de mai jos vin din cele câteva rezervări de test făcute mai devreme în acest ghid, așa că sunt mici. Cu câteva luni de rezervări reale, aceleași ecrane devin verificarea ta lunară. Ca să înțelegi ce stă în spatele cifrelor, citește ADR și RevPAR explicate simplu.

Proprietarul, de pe telefon

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Alberto nu stă tot timpul la recepție. În drum spre piață sau la bancă, vrea să știe cine sosește azi și dacă mai are o cameră liberă pentru diseară. Adminul Hoteliera funcționează în orice browser de telefon, la aceeași adresă, cu același cont, așa că nu ai nicio aplicație de instalat. Adaugă-l pe ecranul principal și se deschide ca o aplicație.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Hoteliera pe telefonul lui Alberto

Deschide adresa adminului în browserul telefonului și autentifică-te.
Se deschide Dashboard: lista de configurare (până o termini), apoi Prezentare zilnică („Daily Overview”): camere disponibile, sosiri și plecări azi, oaspeți cazați.
Atinge Planificator („Planner”) în meniu. Arată toate camerele pentru următoarele zile, cu aceleași culori ca pe calculator; iconița de calendar te duce la altă dată.
Atinge o rezervare ca s-o deschizi sau + ca să adaugi una.

Sfat: în Safari folosește Partajează › Adaugă pe ecranul principal („Share › Add to Home Screen”), în Chrome ⋮ › Adaugă pe ecranul de pornire („Add to Home screen”).

Conectarea Booking.com și Airbnb

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Majoritatea hotelurilor mici vând pe Booking.com și Airbnb, pe lângă propriul site. Când le actualizezi pe fiecare de mână, apar suprarezervările. Un channel manager le ține sincronizate: când o cameră se vinde oriunde, celelalte canale află în câteva secunde, iar prețurile pe care le setezi în Hoteliera pleacă spre toate canalele. Capitolul acesta merge până în punctul în care Hotel Alberto ar conecta Booking.com, fără să pornească conexiunea.

Pas cu pas

Browserul tău nu poate reda acest clip.

Booking.com, până la ID-ul proprietății

Mergi în Setări › Manager de canale / OTA-uri („Settings › Channel manager / OTAs”). OTA disponibile („Available OTAs”) listează Booking.com, Expedia, Airbnb, Vrbo, Google și altele.
Apasă Conectează („Connect”) sub Booking.com.
Pasul 1, pe Booking.com. În extranetul Booking.com, alege Zodomus ca furnizor de conectivitate (butonul Ghidare („Guidance”) îți arată unde). Apoi bifează Am adăugat Zodomus ca furnizor de conectivitate în Booking.com („I’ve added Zodomus as a connectivity provider on Booking.com”).
Pasul 2, în Hoteliera. Scrie ID Proprietate („Property ID”) de pe Booking.com și apasă Conectează la Channel Manager („Connect to OTA Channel Manager”).

Ce urmează

Hoteliera citește tipurile de camere și planurile tarifare de pe Booking.com, iar tu le potrivești pe fiecare cu cele ale Hotel Alberto (Double ↔ Double, Flexible ↔ tariful standard Booking.com și așa mai departe).
De atunci, disponibilitatea și prețurile se trimit din Hoteliera. Schimbi un preț în Disponibilitate și Prețuri („Availability & Rates”) și Booking.com se actualizează.
Rezervările de pe Booking.com apar în planificator ca oricare altele, cu culoarea canalului, iar camera dispare de pe toate celelalte canale.
Alocările pe canal, dacă vrei să păstrezi câteva camere pentru propriul site, se setează tot în Disponibilitate și Prețuri.

Sistemul de administrare a proprietății (PMS) este gratuit; channel managerul este partea cu plată (de la 25 € pe lună). În acest ghid nu s-a conectat nimic: intrarea Booking.com creată ca ciornă a fost ștearsă apoi.

Lista pentru prima zi

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Tipărește pagina sau ține-o deschisă într-un tab. Bifează fiecare rând pe măsură ce avansezi; fiecare rând duce la capitolul care îți arată cum se face.

Înainte să vinzi

☐ Creează-ți contul și alege limba interfeței.
☐ Profilul hotelului și fotografiile: adresă, descriere, fotografii, orele de check-in și check-out.
☐ Tipuri de camere și numerele camerelor: fiecare tip, capacitatea, paturile și fotografiile lui.
☐ Servicii de masă: doar cele pe care le vinzi cu adevărat.
☐ Sezoane: cel puțin următoarele douăsprezece luni.
☐ Planuri tarifare: prețuri, politica de anulare și condițiile de plată.
☐ Prețuri și restricții: weekenduri, evenimente, sejururi minime.
☐ Taxe: cotele tale de TVA și taxa de oraș.
☐ Datele de facturare: firma, codul de TVA, IBAN-ul, seria de facturi.
☐ Angajați și permisiuni: câte un cont pentru fiecare persoană.

Înainte de primul oaspete

☐ Site-ul tău de rezervări: verifică-l pe calculator și pe telefon.
☐ Plata prin transfer bancar: instrucțiuni și termen de plată.
☐ Fă tu o rezervare de test, ca în Un oaspete rezervă online, apoi anuleaz-o.
☐ Confirmarea plății prin bancă: exersează o dată.
☐ Emailul de self check-in: coduri și Wi-Fi.
☐ Produse: minibar, transferuri, bilete.

Munca de zi cu zi

☐ O zi la recepție: clienți fără rezervare, mutări de cameră, check-in și check-out.
☐ Menajul: panoul de pe telefonul cameristului.
☐ Fișele de cazare: o fișă pentru fiecare oaspete.
☐ Rezervări de grup, anulări și neprezentări, scoaterea unei camere din uz.
☐ Facturile, de la început până la sfârșit și codurile promoționale.
☐ Mesajele cu oaspeții și rapoartele, inclusiv de pe telefon.
☐ Când ești gata: conectează Booking.com și Airbnb.